Centar uspjeha

Piše: Tajana Kožulj, mag. oec.

Već smo u prijašnjim člancima rekli nešto o pojmovima komunikacije i poslovne komunikacije. U današnjem članku htjela bih vam obratiti pozornost na pisanu poslovnu komunikaciju.

Kada su u pitanju pisane poslovne komunikacije odnosno poslovna pisma u poslovnom svijetu potrebno je poznavati neka pravila ophođenja prema korisnicima, partnerima i klijentima. Kako je poznato da je poslovna komunikacija predstavnik poduzeća, u našoj koristi je da se predstavimo u najboljem svjetlu.

Karakteristike kvalitetne poslovne komunikacije

Da bi pisana komunikacija imala tu sposobnost, treba biti napisana jasno. Jasno napisati znači oblikovati poruku tako da nas čitatelj poruke razumije. Poslovnu komunikaciju treba pisati jednostavnim stilom i razumljivim rječnikom, a ne ubacivati neke akademske pojmove koji, primjerice, čitatelju nisu poznate.

Dakle iz prethodnog možemo zaključiti da bi kvalitetna poslovna komunikacija morala biti:

• jasna
• sažeta
• uljudna
• pravovremena
• potpuna
• poslovno atraktivna
• individualna

Preporuke za poboljšanje pisane komunikacije

Poslovnu komunikaciju treba prije svega sastavljati u prijateljskom tonu, smatrajući drugu stranu ravnopravnim partnerom u poslu. Nikad ne bismo smjeli čitatelja podcjenjivati jer se to može negativno odraziti na buduće poslovne veze. Uljudan je ton potreban i onda kada je druga osoba učinila pogrešku. To je zato što prijateljski ton omogućuje dijalog u radnoj atmosferi.

Manfred Koch za poboljšanje kvalitete pisane poslovne komunikacije preporučuje:

• Pišite usmjereno na partnera.
• Pišite pozitivno i suočite se s primateljem.
• Oslovljavajte primatelja uvijek ako je to moguće imenom.
• Uvod pisma neka je pozitivan ili neutralan.
• Svoj dopis završite pozitivno.
• Pišite uljudno, ne zaboravite riječi „molim“ i „hvala“.
• Pišite razumljivo.
• Izrazite se kratko, koliko je to moguće (najviše jednu stranicu).
• Pišite kratke rečenice.
• Izbjegavajte prazne formulacije i pišite pregledno.
• Pišite razgovorljivo, kao da nekome govorite sadržaj telefonom.
• Pišite raznoliko – koristite dvotočke, crtice, uskličnike i upitnike.
• Izbjegavajte kratice, objasnite teške pojmove.
• Odgovarajuće formulirajte složene navode.
• Pročitajte svoj dopis više puta prije nego ga pošaljete te ispravite pogreške u pisanju, sadržaju, pravopisu i gramatici.

Mnogi ne znaju da je u različitim državama poželjan i drugačiji način pisanja od ustaljenog odnosno već naučenog načina komuniciranja. Ukoliko imate ikakvih problema, savjetujem vam da svakako pretražite internet. Tamo ćete pronaći mnoge primjere poslovnih pisama te ih proučite prilikom pisanja kako primatelja poruke ne biste uvrijedili.